2024 Apr CoorpID.TC.UK.3.2      

Terms of Service ‘Terms’

In these Terms , the expressions “we”, ”us”, and “our” are a reference to Encompass Corporation UK Limited (“Encompass”). trading as CoorpID (“CoorpID”). Together with you we are jointly referred to as Parties in this Agreement (as defined further below), and each separately as a Party.

General

1. CoorpID is a secure and centralized cloud-based collaboration application (“Vault”) where corporates can store their Know Your Customer related documents and information (“KYC information”) and share that KYC information with multiple external (financial) institutions such as banks (the “Service”). The Service shall be provided through a website as an online platform as provided by CoorpID.
2. CoorpID will make the Vault available to you and all your related branch offices and fully owned subsidiaries for the purpose of the Service. The Parties will also cooperate in relation to further development of the Service in accordance with theseTerms. To ensure that Parties will get the most out of the Service, you will need to comply with your obligations set out in these Terms and our reasonable requests for the duration of the Service.
3. You are responsible for your CoorpID user(s) to be maintained by you through the incorporated user management.
4. These Terms of Service must be read in conjunction with other applicable conditions (if any) governing the use of this website
5. You shall not use the Service for activities or purposes that are in violation of any law or regulation, or that can have a detrimental effect on our reputation or the integrity of the Vault or Service.

Pricing, costs and payments

1. The costs and fees for the Service are set out in asubscription confirmation that will be sent to you separately.
2. Encompass is entitled to change the costs and fees for the Service upon 2 months’ prior written notice.
3. All payments payable to us shall be calculated and made without set-off, deduction or counterclaim.
4. Unless explicitly indicated otherwise all amounts are exclusive of any value added tax. If value added tax is chargeable you shall pay this to us.
5. All taxes and levies – under whatever name and levied by whomever – that concern the relationship between you and us are for your account. You acknowledge that we may need to (be required to) collect from you; taxes, levies or similar charges on payments made to you or in respect of transactions entered into by you. If you are compelled by law or regulation to withhold or deduct any sum from any amount payable to us, you will pay such additional amounts as may be needed for us to receive the full amount had no such withholding or deduction been required.

Cooperation

CoorpID will: (i) support, the access and use of the Service, (ii) use its best commercial endeavours to ensure

the availability of the Service for the duration of this Agreement.

Confidentiality

1. Both Parties may disclose Confidential Information (as defined further below) on a need-to-know basis to their respective employees, agents, suppliers, subcontractors, consultants and associated companies which are involved in the fulfilment of the Agreement, provided that:
   1. in the event of such disclosure to any person or entity not employed by the disclosing Party, the disclosing Party shall nonetheless remain liable for any unauthorised disclosure; and
   2. such person or entity is under non-disclosure obligations no less restrictive than the non-disclosure obligations contained in the Agreement;
2. In respect of all Confidential Information originating from a Party that is communicated to or otherwise comes into the possession of the other Party, the receiving Party shall:
3. take all reasonable measures to ensure safe custody and use of the Confidential Information;
4. not use Confidential Information for any purpose other than that for which it has been communicated;
5. subject to record retention periods and/or internal policy procedures and requirements, not retain Confidential Information longer than is reasonably necessary for the fulfilment of its obligations towards the other party, or upon written request either return the Confidential Information to the other party, including any copies which have been made, immediately after the fulfilment of all the aforementioned obligations or, after having obtained the other party’s written consent, to destroy such Confidential Information.
6. A Party is under no obligation to maintain confidentiality with respect to Confidential Information that:
7. is public information and/or was already in the possession of that Party on a non-confidential basis; or
8. has lawfully come into the possession of that Party independently of the disclosing Party; or
9. was previously or independently developed by the receiving Party’s employees, consultants, or agents without the benefit of the Confidential Information; or
10. of which the other Party has expressly confirmed in writing that the information is non-confidential; or
11. a Party is required by law to disclose to a judicial or administrative or regulatory authority, and that in each case where the law or a court order permits and if practicable, the Party required to make the disclosure notifies the other Party well in advance of such required disclosure so that the other Party has a reasonable opportunity to object to the disclosure.

For the purpose of this Agreement, Confidential Information means: (i) the existence and the substance of this Agreement, (ii) any information about a Party that is or may come into possession of the other Party during the preparation and the performance of the Agreement, (iii) any information that is indicated as confidential by a Party, and (iv) any information about or received from the other Party that can reasonably be expected by the receiving Party to be confidential.

Liability

1. Neither Party is liable towards the other Party for the failure to achieve certain goals or the delivery of, or failure to deliver, specific output as part of the Service. Each Party is solely responsible for making all decisions and taking actions related to its business, including compliance with all applicable laws and regulations, including data protection legislation.
2. Except as stipulated under this Agreement, neither Party accepts any liability or responsibility for any use of any KYC Information, nor for any reliance which may be placed by that other Party on any of the Results, nor for advice or information given in connection with any of the Results.
3. Neither Party shall be liable towards the other Party for indirect, incidental, special or consequential damages of the other Party, including but not limited to loss of profits. Nothing in this Agreement limits or excludes either Party’s liability for:
4. any fraud or for any sort of liability which, by law, cannot be limited or excluded; or
5. any loss or damage caused by a deliberate breach of this Agreement.
6. We accept no liability for any failure to comply with our Agreement where such failure is due to circumstances beyond our reasonable control.
7. To the extent permitted by law, we do not accept responsibility for any loss or damage, however caused, which you may directly or indirectly suffer in connection with your use of this website, the Service or any linked website.
8. If we waive any rights available to us under our Agreement on one occasion, this does not mean that those rights will automatically be waived on any other occasion.

Indemnification

1. Each Party (the “Indemnifying Party”) will indemnify the other Party, (the “Indemnified Party”), and keep it fully and effectively indemnified, against each and every claim made against the Indemnified Party as a result of the Indemnifying Party’s use of any of the Indemnifying Party’s Results (as defined below), and any materials, work or information received from the Indemnifying Party pursuant to this Agreement, provided that the Indemnified Party must:
2. promptly notify the Indemnifying Party of details of the claim;
3. not make any admission in relation to the claim;
4. take reasonable steps to mitigate its losses and expenses arising from the claim;
5. allow the Indemnifying Party to have the conduct of the defence and settlement of the claim; and
6. give the Indemnifying Party all reasonable assistance (at the Indemnifying Party’s expense) in dealing with the claim.
7. In the event of a breach of the Agreement by one of the parties to these Terms, or the Agreement (if applicable), the party in breach will compensate the other party for actually sustained direct damages arising from the breach.
8. The indemnity in this clause Indemnity will not apply to the extent that the claim arises as a result of the Indemnified Party’s negligence, its breach of clause Confidentially, the deliberate breach of the Agreement or its knowing infringement of any third party’s IP Rights (as defined below) or its knowing breach of any third party’s rights of confidence.

For the purpose of this Agreement, IP Rights mean rights to inventions, trademarks, service marks, registered designs, copyrights and related rights, database rights, design rights, rights to use and protect Confidential Information, in each case whether registered or unregistered, including rights to apply for and be granted and applications for any of the above and any continuations, continuations-in-part, divisional applications, renewals or extensions of, and rights to claim priority from, those rights, and any  similar right recognized from time to time in any jurisdiction, together with all rights of action in relation to the infringement of any of the above.

For the purpose of this Agreement, Results mean any background material (i.e. information, data, techniques, know-how, inventions, discoveries, software and materials (regardless of the form or medium in which they are disclosed or stored) which are provided by one Party (whether belonging to that Party or to a third party) to the other Party for use in the cooperation, collaboration or any other qualification of our relationship, and whether before or after the date of the Agreement) or in any other work, invention, software, data, know-how, or materials which are not information, data, techniques, know-how, results, inventions, discoveries, software and materials identified or first reduced to practice or writing or developed in the course of using the Service.

Miscellaneous

1. You may not transfer any or all of your rights or obligations under this Agreement without our prior written consent. This consent may not be unreasonably withheld or delayed by us.
2. We may transfer all or part of our rights or obligations under this Agreement within the Encompass group of companies. To the extent necessary, you hereby unconditionally and irrevocably agree in advance to cooperate with and pre-approve any transfer made by us.
3. You may not make any communication (regarding or inferring from Confidential Information, public references, press releases or other announcements) relating to us or the Agreement without our prior written consent, unless such communication is required by law, in in which case – to the extent not prohibited by law – you must inform us as soon as possible before the notice is made. This obligation applies for the duration of the Service or for the duration of the Agreement and five years thereafter.
4. You expressly acknowledge and agree that this Agreement and all documents and Terms (and amendments thereto or updates thereof) of this Agreement and the Service and which are provided hereunder may be provided electronically, whether or not the Agreement electronically closed or not.

Amendments

1. We may, at any time, amend our Agreement.
2. We shall inform you of amendments either (i) through the website, when you next attempt to access the Service, or (ii) by e-mail, no later than one (1) month prior to the effective date of such amendments.
3. The new Terms may be displayed on-screen and you may be asked to read and accept them to continue your use of the Service. Otherwise, you will be deemed to have accepted the amendments, unless you have notified us of such non-acceptance prior to the proposed effective date of the amendments in writing or you have terminated our Agreement in accordance with clause Termination Such termination is free of charge. If you choose to terminate, the Agreement shall terminate on the effective date of the amendments.
4. Other than the above described unilateral amendments, our Agreement can only be amended by means of a written (electronically) document signed by authorised representatives of both Parties.

Termination

1. Both Parties may terminate this Agreement upon one month prior written notice.
2. A Party may terminate (opzeggen) the Agreement with immediate effect by registered mail to the other Party, if one or more of the following situations arises:
   1. the other Party is in breach of any provision of our Agreement and (if it is capable of remedy) the breach has not been remedied within 3 business days after receipt of written notice specifying the breach and requiring its remedy,
   2. the other Party is declared insolvent or has asked suspension of payment,
   3. the other Party’s business is wound up or discontinued,
   4. the other Party lost control of its assets or parts thereof due to receivership or otherwise and has not regained control thereof within four weeks.

Survival

1. Provisions of the Agreement shall survive termination, completion, or expiry of the Agreement if their nature so requires.
2. If any of the provisions of the Agreement are held to be invalid, unenforceable or illegal for any reason, the remaining terms in our Agreement shall nevertheless continue in full force.

Disputes

1. If Parties are unable to reach agreement on any issue concerning the Agreement within 14 days after one Party has notified the other of that issue, they will refer the matter to their key contact person of the other Party an attempt to resolve the issue within 14 days after such referral.
2. Should no agreement be reached after the period mentioned in subparagraph 1 above, either Party may initiate proceedings in accordance with clause Governing law below.

 Copyright

1. Copyrights in our website (including text, graphics, logos, icons, sound recordings and software) are owned or licensed by us. Information procured from a third party may be the subject of copyright owned by that third party.
2. Except where otherwise specified, generally, any word or device to which is attached the TM or ® symbol is a trade mark. Please contact us for permission if you want to use any trade mark that appears on our website.
3. Our website through which we provide you our Service may contain links to other websites or applications (“Third-Party Sites”), including those operated by service providers who may offer you products or services displayed in (or linked to from) our website. Third-Party Sites are not under our control, and we are not responsible for and do not endorse their content or their privacy policies (if any). You need to make your own judgement on any Third-Party Sites, including the purchase and use of any products or services accessible through them.

Governing law

The Agreement and any non-contractual obligations arising out of or in connection with it, are governed by, and construed in accordance with the laws of the Netherlands and the parties agree to submit to the exclusive jurisdiction of the courts of Amsterdam, the Netherlands.

Schedule Data Processing Agreement

1. Definitions

1.1 The following definitions apply in this Schedule:

Data Protection Laws means all laws, regulations and rules by any government, agency or authority,

that are applicable, with respect to the processing of Personal Data, including the EU General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”).

Client Data means any Personal Data Processed by CoorpID or a Sub-processor on behalf of CoorpID’s client pursuant to or in connection with the Agreement.

Sub-processor means any person appointed by or on behalf of CoorpID to process Personal Data on behalf of the client in connection with the Agreement.

1.2 The terms, “Controller”, “Data Subject”, “Personal Data”, “Personal Data Breach”, “Process”, “Processing” and “Supervisory Authority” shall have the same meaning as in the GDPR, and their cognate terms will be construed accordingly.

1.3 Capitalized terms and other defined terms used in this Schedule shall have the same meaning as defined in the Agreement unless explicitly otherwise defined in this Schedule.

2. Processing of Personal Data

2.1 We undertake to Process the Client Data on behalf of the Client for the purpose of the Service.

2.2 You warrant that the direction from you as Controller to Process the Client Data complies with Data Protection Laws.

2.3 If we are of the opinion that an instruction of the client causes a breach of the GDPR or other applicable legislation, it will immediately inform the relevant client. Parties will together seek an appropriate solution if any external developments endanger the lawfulness of the Processing of Personal Data.

3. Confidentiality

Without prejudice to any existing contractual arrangements between the Parties, we will treat all Client Data as confidential. We shall ensure that all persons authorised to Process Client Data are bound to obligations of confidentiality. These obligations will not prevent a Party from sharing information with a third party to the extent such disclosure is required under applicable law.

4. Security

4.1 We shall implement appropriate technical and organisational measures in order to protect the Client Data against accidental or unlawful destruction or accidental loss, alteration, unauthorised disclosure or access and against all other unlawful forms of Processing. Taking into account the state of the art and the cost of implementation, such measures shall ensure a level of security appropriate to the risks represented by the Processing and the nature of the data to be protected.

4.2 If requested, we shall provide you with a data protection and security overview for data Processing under the terms of this Schedule.

5. Sub-processing

We shall not engage (or disclose any Client Data to) any Sub-processor unless required or authorised by you. In the case of general written authorisation, we shall inform you of any intended changes concerning the addition or replacement of (other) Sub-processors, to which you may object. we are responsible for these Sub-processors and shall enter into a written agreement or make the necessary changes to it, in order to have obligations which are equal to those obligations set out in this Schedule.

6. Data Subject Rights

6.1 Taking into account the nature of the Processing, we will assist you by implementing appropriate technical and organisational measures, insofar as this is reasonably practicable, for the fulfilment of your obligations, as reasonably understood by you, to respond to requests to exercise Data Subject rights under Data Protection Laws.

6.2 We shall:

1. promptly notify you if it receives a request from a Data Subject under any Data Protection Law in respect of Client Data; and
2. ensure that it does not respond to such request except as required by applicable law, in which case we must, to the extent permitted by applicable law, inform you of that legal requirement before we respond to the request.

7. Personal Data Breach

7.1 We shall notify you without undue delay (and in any case within 48 hours) upon us becoming aware of a Personal Data Breach affecting Client Data, providing you with sufficient information to allow the Client to meet any obligations to report or inform Data Subjects of the Personal Data Breach under the Data Protection Laws.

7.2 We shall co-operate with you and take reasonable commercial steps to assist in the investigation, mitigation and remediation of each such Personal Data Breach.

8. Data Protection Impact Assessment and Prior Consultation

We shall provide reasonable assistance to the client in relation to any data protection impact assessments, and prior consultations with Supervising Authorities or other competent data privacy authorities, which client reasonably considers to be required by article 35 or 36 of the GDPR or equivalent provisions of any other Data Protection Law, in each case solely in relation to Processing of Client Data by, and taking into account the nature of the Processing and information available to us.

9. Deletion or return of Partner Personal Data

We will not store Client Data for a period that is longer than necessary for the purposes for which the data were collected. This means that three months after termination of the Agreement, on your request, we will either delete or return all Client Data in its possession or control, unless applicable legislation requires us to store the Client Data for a longer amount of time.

10. Audit rights

10.1 We shall upon your written request make the information available which is necessary to demonstrate compliance with this Schedule, and shall allow for and contribute to audits, including inspections, by the Client or an auditor mandated by the Client in relation to the Processing of the Client Data by us.

10.2 Information and audit rights of the Client only arise under clause 10.1 to the extent that the Agreement does not otherwise give it information and audit rights meeting the relevant requirements of Data Protection Laws.

11. Data Transfer

We have implemented data protection principles on a global scale These principles are binding on all Encompass entities.,. We may not transfer or authorize transfer of Client Data to any  entities in countries outside the EU and/or the European Economic Area (EEA) without the prior written consent of the relevant client which provides KYC information and/or you. If Client Data is transferred from a country within the European Economic Area to a non Encompass entity in a country outside the European Economic Area, the Parties shall ensure that the Personal Data is adequately protected. To achieve this, the Parties will, unless agreed otherwise, rely on EU approved standard contractual clauses or the UK approved standard contractual clauses for the transfer of Personal Data.

2024.CoorpID.ToS.NL.3.1

Algemene Voorwaarden

In deze Overeenkomst (zoals hieronder omschreven) verwijzen de uitdrukkingen “wij”, “ons” en “onze” naar Encompass Corporation UK Limited (“Encompass”), handelend als CoorpID (“CoorpID”).

Met u gezamenlijk worden wij in deze Overeenkomst de Partners genoemd en elk afzonderlijk de Partner.

Algemeen

1. CoorpID is een veilige en gecentraliseerde samenwerkingstoepassing in de cloud (“Kluis”), waar bedrijven hun documenten en informatie in verband met Know Your Customer (“KYC-informatie”) kunnen opslaan en die KYC-informatie met meerdere externe (financiële) instellingen zoals banken kunnen delen (de “Service”). De Service wordt verleend via een website in de vorm van een online platform dat door CoorpID beschikbaar wordt gesteld.
2. CoorpID stelt de Kluis voor de Service aan u en aan u dochter en branche kantoren ter beschikking. Daarnaast werken de Partners samen om de Service in overeenstemming met deze Overeenkomst verder te ontwikkelen. Om ervoor te zorgen dat de Partners de Service optimaal kunnen benutten, dient u tijdens de duur van de Service aan uw verplichtingen op grond van deze Overeenkomst en aan onze redelijke verzoeken te voldoen.
3. U bent verantwoordelijk voor u CoorpID gebruikers welke u zelf bijhoudt via het gebruikersmanagement.
4. Deze Overeenkomst moeten worden gelezen samen met eventuele andere toepasselijke voorwaarden voor het gebruik van deze website: https://www.coorpid.com/terms/.
5. U mag de Service niet gebruiken voor activiteiten of doeleinden die in strijd met wet- of regelgeving zijn, of die een nadelig effect op onze reputatie of de integriteit van de Kluis of de Service kunnen hebben.

Prijzen, kosten en betalingen

1. De kosten voor de Service staan beschreven in de abonnementsbevestiging zoals die aan u is verzonden.
2. Encompass heeft het recht de kosten van de Service te wijzigen, met een voorafgaande schriftelijke kennisgeving van twee (2) maanden.
3. Alle uit hoofde van de Overeenkomst aan ons verschuldigde betalingen worden berekend en voldaan zonder verrekening, aftrek of tegenvordering.
4. Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven, zijn alle bedragen die opeisbaar zijn door ons, exclusief btw. Indien btw moet worden betaald, voldoet u aan ons een extra bedrag dat gelijk is aan het btw-bedrag, tegelijk met de betaling van het oorspronkelijke bedrag.
5. Alle belastingen en heffingen – onder welke naam en door wie ook geheven – die betrekking hebben op de relatie tussen u en ons zijn voor rekening van u. U erkent dat wij mogelijk belastingen, heffingen of soortgelijke lasten moet innen (of daartoe mogelijk verplicht zal zijn) op aan u verrichte betalingen of in verband met transacties die door u zijn aangegaan. Als u op grond van wet- of regelgeving verplicht bent een bedrag in te houden of in mindering te brengen op een aan ons verschuldigd bedrag, betaalt u die extra bedragen die nodig zijn om ons het volledige bedrag te laten ontvangen dat wij zouden hebben ontvangen indien deze inhouding of mindering niet verplicht zou zijn geweest.

Samenwerking

CoorpID ondersteunt u met betrekking tot de Service voor wat betreft: i) de toegang en het verdere gebruik en ii) verleent alle mogelijke commerciële inspanningen gedurende de looptijd van deze Overeenkomst om de beschikbaarheid van de Service te waarborgen.

Vertrouwelijkheid

1. Beide Partners mogen indien dat vereist is Vertrouwelijke Informatie, zoals hieronder nader omschreven is, aan hun respectieve medewerkers, tussenpersonen, leveranciers, onderaannemers, adviseurs en gelieerde ondernemingen die bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken zijn, bekendmaken, mits:
   1. de bekend maker nog steeds aansprakelijk blijft voor enige ongeoorloofde bekendmaking; en
   2. deze persoon of entiteit zich ook aan geheimhoudingsverplichtingen moet houden die minstens even beperkend zijn als de geheimhoudingsverplichtingen in deze Overeenkomst.
2. Voor alle Vertrouwelijke Informatie die een Partner heeft ontvangen van een andere Partner (op welke manier dan ook), moet de ontvangende Partner:
3. alle redelijke maatregelen nemen om de Vertrouwelijke Informatie veilig te bewaren en te gebruiken;
4. Vertrouwelijke Informatie niet gebruiken voor een ander doel dan waarvoor zij is gedeeld;
5. afhankelijk van de bewaartermijnen voor gegevens en/of interne beleidsprocedures en vereisten, wordt Vertrouwelijke Informatie niet langer dan redelijkerwijs bewaard dan nodig is om de verplichtingen jegens de andere Partner te vervullen. Op schriftelijk verzoek kan verzocht worden (i)Vertrouwelijke Informatie naar de andere Partner terug te sturen, waaronder gemaakte kopieën, onmiddellijk nadat alle bovengenoemde verplichtingen zijn vervuld, of (ii) kan na schriftelijke toestemming van de andere Partner zulke Vertrouwelijke Informatie ter plaatse vernietigd worden.
6. Een Partner is niet verplicht zich aan geheimhouding te houden als het gaat om Vertrouwelijke Informatie:
7. welke openbaar is en/of al op niet-vertrouwelijke basis in het bezit van de Partner is gekomen; of
8. welke rechtmatig in het bezit van die Partner is gekomen, onafhankelijk van bekendmaking door de Partner; of
9. welke al eerder of onafhankelijk door de medewerkers, adviseurs of tussenpersonen van de ontvangende Partner is ontwikkeld, zonder daarvoor de Vertrouwelijke Informatie te hebben gebruikt; of
10. waarvan door de andere Partner uitdrukkelijk schriftelijk is bevestigd dat de informatie niet-vertrouwelijk is; of
11. welke een Partner volgens de wet aan een rechterlijke of bestuurlijke of regelgevende instantie bekend moet maken, waarbij telkens wanneer de wet of een gerechtelijk bevel dat toestaat en als dat haalbaar is, de Partner die de informatie moet bekendmaken, de andere Partner ruim van tevoren op de hoogte brengt van deze verplichte bekendmaking zodat de andere Partner een redelijke gelegenheid heeft om bezwaar tegen de bekendmaking aan te tekenen.

In deze Overeenkomst wordt onder Vertrouwelijke Informatie verstaan: i) het bestaan en de inhoud van deze Overeenkomst, ii) alle informatie over een Partner die tijdens de voorbereiding en de uitvoering van de Overeenkomst in het bezit is of in het bezit kan komen van de andere Partner, iii) alle informatie waarvan de Partner heeft aangegeven dat deze vertrouwelijk is en iv) alle informatie over of ontvangen van de andere Partner waarvan de ontvangende Partner redelijkerwijs kan verwachten dat deze vertrouwelijk is.

Aansprakelijkheid

1. Geen van de Partners is aansprakelijk jegens de andere Partner wanneer zij bepaalde doelen niet bereikt, of voor de levering of niet-levering van specifieke prestaties als onderdeel van de Service. Elke Partner is zelf volledig verantwoordelijk voor het nemen van alle besluiten en maatregelen voor haar bedrijfsactiviteiten, waaronder naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving, met inbegrip van de wetgeving inzake gegevensbescherming.
2. Behoudens de bepalingen in deze Overeenkomst aanvaardt geen van de Partners enige aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid voor het gebruik van KYC-Informatie, noch voor het vertrouwen dat de andere Partner wellicht in enige Resultaten stelt, en evenmin voor adviezen of informatie die in verband met enige Resultaten worden verstrekt.
3. Geen van de Partners is jegens de andere Partner aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere of gevolgschade van de andere Partner, waaronder maar niet beperkt tot winstderving. Niets in deze Overeenkomst heeft de bedoeling om de aansprakelijkheid van een Partner uit te sluiten voor:
4. fraude of een type aansprakelijkheid die volgens de wet niet kan worden beperkt of uitgesloten; of
5. verliezen of schade als gevolg van een doelbewuste schending van deze Overeenkomst.
6. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor enig verzuim om aan onze verplichtingen in deze Overeenkomst te voldoen wanneer dat verzuim te wijten is aan omstandigheden waarop wij redelijkerwijs geen invloed hebben.
7. Voor zover wettelijk toegestaan, aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor verliezen of schade, ongeacht de oorzaak daarvan, die u direct of indirect lijdt als gevolg van uw gebruik van de Service, deze website of een gekoppelde website.
8. Als wij bij één gelegenheid afstand doen van rechten die wij krachtens onze Overeenkomst genieten, betekent dat niet dat bij elke andere gelegenheid automatisch afstand van deze rechten wordt gedaan.

Vrijwaring

1. Elke Partner (de “Vrijwarende Partner”) moet de andere Partner (de “Gevrijwaarde Partner”) vrijwaren en volledig en daadwerkelijk gevrijwaard te houden van elke vordering tegen de Gevrijwaarde Partner die het gevolg is van het gebruik door de Vrijwarende Partner van enige Resultaten (zoals hieronder omschreven), van de Vrijwarende Partner, en materialen, werk of informatie die uit hoofde van deze Overeenkomst van de Vrijwarende Partner zijn verkregen, mits de Gevrijwaarde Partner:
2. de Vrijwarende Partner onmiddellijk van de bijzonderheden van de vordering in kennis stelt;
3. geen bekentenis doet ten aanzien van de vordering;
4. redelijke maatregelen neemt om Vrijwarende Partner uit de vordering voortvloeiende verliezen en kosten te verminderen;
5. de Vrijwarende Partner de verdediging tegen en de afwikkeling van de vordering ter hand laat nemen; en
6. de Vrijwarende Partner alle redelijke bijstand verleent (op kosten van de Vrijwarende Partner) bij het afhandelen van de vordering.
7. In geval van schending van de Overeenkomst door een van de Partners bij deze Algemene Voorwaarden, of de Overeenkomst (indien van toepassing), vergoedt de Partner die de schending heeft veroorzaakt, de directe schade die de andere Partner als gevolg van de schending daadwerkelijk heeft geleden.
8. De vrijwaring in deze clausule over Vrijwaring geldt niet wanneer de vordering het gevolg is van de nalatigheid van de Gevrijwaarde Partner, er sprake is van een overtreding door de Gevrijwaarde Partner van de clausule over Vertrouwelijkheid, er opzettelijke schending van de Overeenkomst plaatsvindt, er sprake is van een bewuste inbreuk op de IE-Rechten (zoals hieronder omschreven) van een derde of de geheimhoudingsrechten van een derde door de Gevrijwaarde Partner bewust worden geschonden.

Voor de toepassing van deze Overeenkomst wordt onder IE-rechten verstaan: het recht op uitvindingen, handelsmerken, servicemerken, geregistreerde modellen, auteursrechten en gerelateerde rechten, rechten betreffende databanken, ontwerprechten, het recht op het gebruik en de bescherming van Vertrouwelijke Informatie, in alle gevallen al dan niet geregistreerd, waaronder het recht om bovengenoemde zaken aan te vragen en te verkrijgen en de aanvragen zelf en de voortzetting, gedeeltelijke voortzetting, afgesplitste aanvraag, verlenging of uitbreiding van dat recht, en het recht om aanspraak te maken op voorrang vanwege dat recht, en enig soortgelijk recht dat van tijd tot tijd in een rechtsgebied wordt erkend, tezamen met alle rechten op het instellen van een vordering in verband met de inbreuk op een van bovengenoemde rechten.

Voor de toepassing van deze Overeenkomst wordt onder Resultaten verstaan: achtergrondmateriaal (d.w.z. informatie, gegevens, technieken, knowhow, uitvindingen, ontdekkingen, software en materialen (ongeacht de vorm of het medium waarin of waarop zij worden bekendgemaakt of opgeslagen) die door een van de Partners (ongeacht of deze eigendom van die Partner of van een derde zijn) aan de andere Partner worden verstrekt voor gebruik binnen de samenwerking of enige andere kwalificatie van onze relatie, en ongeacht of dat voor of na de datum van de Overeenkomst plaatsvindt) of enige andere vorm van werk, uitvinding, software, gegevens, knowhow of materialen wat geen informatie is, gegevens, techniek, knowhow, resultaten, uitvindingen, ontdekkingen, software en materialen die tijdens het gebruik van de Service zijn geïdentificeerd, welke zijn gerealiseerd of op schrift gesteld of ontwikkeld met betrekking tot het gebruik van de Service.

Diverse bepalingen

1. U mag uw rechten of verplichtingen onder deze Overeenkomst niet geheel of gedeeltelijk overdragen, zonder eerst schriftelijk toestemming van ons daarvoor te hebben gekregen. Deze toestemming mag niet op onredelijke gronden door ons worden geweigerd of uitgesteld.
2. Wij mogen onze rechten of verplichtingen onder deze Overeenkomst geheel of gedeeltelijk overdragen binnen de Encompass groep van bedrijven. Voor zover nodig stemt u er hierbij van tevoren onvoorwaardelijk en onherroepelijk mee in dat u zult meewerken aan een door ons verrichte overdracht en dat u deze overdracht vooraf goedkeurt.
3. U mag zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen mededeling doen (over of afgeleid van Vertrouwelijke Informatie, publieke verwijzingen, persberichten of andere aankondigingen) die op ons of de Overeenkomst betrekking hebben, tenzij een dergelijke mededeling op grond van de wet is vereist, in welk geval – voor zover dat niet bij wet is verboden – u ons zo spoedig mogelijk moet informeren voordat de mededeling wordt gedaan. Deze verplichting geldt voor de duur van de Service of gedurende de looptijd van de Overeenkomst en vijf jaar daarna.
4. U erkent uitdrukkelijk en stemt er uitdrukkelijk mee in dat deze Overeenkomst en alle documenten en voorwaarden (en wijzigingen daarop of bijwerkingen daarvan) van deze Overeenkomst en de Service en die op grond daarvan worden verleend, elektronisch kunnen worden verstrekt, ongeacht of de Overeenkomst op elektronische wijze is gesloten of niet.

Wijzigingen

1. Wij mogen onze Overeenkomst te allen tijde wijzigen.
2. Wij brengen u op de hoogte van de wijzigingen op de volgende manieren i) via de website, bij uw eerstvolgende poging om toegang tot de Service te krijgen, of ii) via e-mail, en wel uiterlijk één (1) maand voor de ingangsdatum van de wijzigingen.
3. De nieuwe voorwaarden kunnen op het scherm worden getoond en u kunt worden verzocht deze te lezen en te aanvaarden om de Service te kunnen blijven gebruiken. In alle andere gevallen wordt u geacht de wijzigingen te hebben aanvaard, tenzij u voor de geplande ingangsdatum van de wijzigingen ons schriftelijk hebt meegedeeld dat u deze niet accepteert of u onze Overeenkomst conform de onderstaande clausule over Opzegging hebt opgezegd. Aan de opzegging zijn geen kosten verbonden. Als u besluit de Overeenkomst op te zeggen, eindigt de Overeenkomst op de ingangsdatum van de wijzigingen.
4. Anders dan voor de bovengenoemde eenzijdige wijzigingen kan onze Overeenkomst alleen worden gewijzigd door middel van een schriftelijk (elektronisch) document dat door gemachtigde vertegenwoordigers van beide Partners is ondertekend.

Opzegging

1. Beide Partners kunnen deze Overeenkomst schriftelijk beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste één maand.
2. Een Partner kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang per aangetekende brief aan de andere Partner opzeggen, indien één of meerdere van de onderstaande situaties zich voordoet:
   1. de Partner maakt inbreuk op een bepaling van de Overeenkomst en (als herstel wel mogelijk is) de inbreuk niet is hersteld binnen drie (3) werkdagen na ontvangst van een schriftelijke kennisgeving waarin de inbreuk wordt beschreven en herstel daarvan wordt verlangd,
   2. de Partner wordt failliet verklaard of heeft uitstel van betaling aangevraagd,
   3. het bedrijf van de andere Partner wordt geliquideerd of beëindigd, of
   4. de Partner is de zeggenschap over haar activa of delen daarvan kwijtgeraakt door ondercuratelestelling of anderszins en heeft de zeggenschap daarover niet binnen vier weken teruggekregen.

Blijvende geldigheid

1. De bepalingen van de Overeenkomst blijven van kracht na beëindiging, voltooiing of afloop van de Overeenkomst, indien de aard van die bepalingen dat vereist.
2. Indien een van de bepalingen van de Overeenkomst om welke reden dan ook als ongeldig, niet afdwingbaar of onwettig wordt beschouwd, blijven de resterende voorwaarden in onze Overeenkomst volledig van kracht.

Geschillen

1. Indien de Partners geen overeenstemming over een probleem aangaande de Overeenkomst kunnen bereiken binnen 14 dagen nadat de ene Partner de andere van dat probleem in kennis heeft gesteld, leggen zij het probleem voor aan hun contactpersoon bij de andere Partner en proberen zij het probleem binnen 14 dagen na het voorleggen van het probleem op te lossen.
2. Mocht er na de in lid 1 vermelde periode geen overeenstemming zijn bereikt, dan kan elke Partner conform de onderstaande clausule Toepasselijk recht een gerechtelijke procedure instellen.

Auteursrechten

1. De auteursrechten op onze website (waaronder tekst, afbeeldingen, logo’s, pictogrammen, geluidsopnamen en software) zijn ons eigendom of hebben wij in licentie. Informatie die via een derde is verkregen, kan onderworpen zijn aan auteursrechten van die derde.
2. Tenzij anders vermeld vormt een woord of middel waaraan het TM- of ®-symbool is verbonden doorgaans een handelsmerk. Vraag ons om toestemming indien u een handelsmerk wilt gebruiken dat op onze website is te vinden.
3. Onze website via welke wij u onze Service verlenen, kan links naar andere websites of toepassingen bevatten (“Sites van Derden”), onder meer van dienstverleners die u producten of diensten aanbieden die op onze website worden getoond (of waarnaar vanaf onze website wordt gelinkt). Wij hebben geen controle over Sites van Derden en zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het eventuele privacy beleid daarvan, noch bevelen wij deze aan. U dient zelf een oordeel te vormen over Sites van Derden, o.a. over de aankoop en het gebruik van producten of diensten welke via die sites toegankelijk zijn.

Toepasselijk recht

De Overeenkomst en eventuele niet-contractuele verplichtingen die daaruit voortkomen of in verband daarmee ontstaan, worden beheerst door en uitgelegd naar Nederlands recht en de Partners stemmen ermee in zich te onderwerpen aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbank in Amsterdam.

Bijlage Overeenkomst over gegevensverwerking

1. Definities

1.1 De volgende definities zijn in deze Bijlage van toepassing:

Wetgeving inzake Gegevensbescherming: alle wet- en regelgeving en regelingen van overheden, autoriteiten of instanties die van toepassing zijn op de verwerking van Persoonsgegevens, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU 2016/679 (“AVG”).

Cliëntgegevens: Persoonsgegevens die door CoorpID of een Sub verwerker namens een Cliënt van CoorpID   worden verwerkt uit hoofde van of in verband met de Overeenkomst.

Subverwerker: elke persoon die door of namens CoorpID wordt aangewezen om namens de Cliënt in verband met de Overeenkomst Persoonsgegevens te verwerken.

1.2 De termen “Verwerkingsverantwoordelijke”, “Betrokkene”, “Persoonsgegevens”, “Inbreuk in verband met Persoonsgegevens”, “Verwerken”, “Verwerking” en “Toezichthoudende Autoriteit” hebben dezelfde betekenis als in de AVG en daaraan verwante termen worden hetzelfde geïnterpreteerd.

1.3 Met hoofdletters aangeduide termen en andere gedefinieerde termen die in deze Bijlage worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis als in de Overeenkomst omschreven, tenzij deze uitdrukkelijk anders in deze Bijlage worden gedefinieerd.

2. Verwerking van Persoonsgegevens

2.1 Wij verbinden ons ertoe de Cliëntgegevens namens de Cliënt voor de Service te Verwerken.

2.2 U garandeert dat de aanwijzingen die u als Verwerkingsverantwoordelijke geeft om de Cliëntgegevens te Verwerken, in overeenstemming zijn met de Wetgeving inzake Gegevensbescherming.

2.3 Als wij van oordeel zijn dat door een instructie van de Cliënt de AVG of andere toepasselijke wetgeving wordt geschonden, brengt zij de betrokken Cliënt daarvan onmiddellijk op de hoogte. De Partners gaan samen op zoek naar een passende oplossing als de rechtmatigheid van de Verwerking van Persoonsgegevens door externe ontwikkelingen in gevaar komt.

3. Vertrouwelijkheid

Wij behandelen alle Cliëntgegevens als vertrouwelijk, tenzij er tussen de Partners andere afspraken zijn gemaakt. Wij zien erop toe dat alle personen die Cliëntgegevens mogen Verwerken, aan geheimhoudings-verplichtingen zijn gebonden. Een Partner mag wel informatie met een derde wanneer dat volgens de toepasselijke wetgeving vereist is.

4. Beveiliging

4.1 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de Cliëntgegevens te beveiligen tegen    vernietiging op welke manier dan ook; per ongeluk, onrechtmatig, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of toegang, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige Verwerking. Deze maatregelen moeten, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de uitvoering, een passend beveiligingsniveau garanderen gelet op de risico’s die de Verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.

4.2 Op verzoek verschaffen wij u een overzicht van de gegevensbescherming en beveiliging met het oog op de Verwerking van gegevens als bedoeld in deze Bijlage.

5. Subverwerking

Wij schakelen geen Subverwerker in (of maakt geen Cliëntgegevens aan een Subverwerker bekend) tenzij u daarom verzoekt of daarvoor toestemming verleent. In het geval van een algemene schriftelijke toestemming zullen wij u informeren over voorgenomen wijzigingen ten aanzien van het toevoegen of vervangen van (andere) Sub-verwerkers, waartegen u bezwaar kunt maken. Wij zijn verantwoordelijk voor deze Subverwerkers en sluit een schriftelijke overeenkomst of brengt daarin de nodige wijzigingen aan, zodat dezelfde verplichtingen gelden als die in deze Bijlage worden uiteengezet.

6. Rechten van Betrokkenen

6.1 Rekening houdend met de aard van de Verwerking, ondersteunen wij u bij het uitvoeren van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover dit redelijkerwijs haalbaar is, voor het vervullen van uw verplichtingen, zoals deze redelijkerwijs door u worden begrepen, om te reageren op verzoeken van Betrokkenen om hun rechten op grond van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming uit te oefenen.

6.2 Wij:

1. brengen u onmiddellijk op de hoogte, indien zij op grond van Wetgeving inzake Gegevensbescherming van een Betrokkene een verzoek over Cliëntgegevens ontvangt; en
2. reageren niet op een dergelijk verzoek tenzij de toepasselijke wetgeving dat vereist. In dat geval moeten wij, voor zover dat door de toepasselijke wetgeving is toegestaan, u van die wettelijke vereiste op de hoogte brengen voordat wij op het verzoek reageren.

7. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

7.1 Wij brengen u (in elk geval binnen 48 uur) op de   hoogte, zodra wij kennisnemen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens die op Cliëntgegevens betrekking heeft. Daarbij verstrekken wij u voldoende informatie om de Cliënt in staat te stellen te voldoen aan zijn verplichtingen krachtens de Wetgeving inzake Gegevensbescherming om de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens te melden of de Betrokkenen daarover te informeren.

7.2 Wij werken met u samen en neemt redelijke commerciële maatregelen om te helpen bij het onderzoeken, beperken en herstellen van deze Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

8. Effectbeoordeling van gegevensbescherming en voorafgaande raadpleging

Wij verlenen de Cliënt redelijke ondersteuning met betrekking tot effectbeoordelingen van gegevensbescherming en voorafgaande raadplegingen met Toezichthoudende Autoriteiten of andere bevoegde privacy instanties, waarvan de Cliënt redelijkerwijs meent dat deze door artikel 35 of 36 van de AVG of gelijkwaardige bepalingen van andere Wetgeving inzake Gegevensbescherming worden vereist. In elk afzonderlijk geval gebeurt dat uitsluitend in relatie tot de Verwerking van Cliëntgegevens door ons en rekening houdend met de aard van de Verwerking en de voor ons beschikbare informatie.

9. Wissen of teruggeven van Persoonsgegevens van partners

Wij bewaren Cliëntgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld. Dit betekent dat drie maanden na de opzegging van de Overeenkomst wij op uw verzoek alle Cliëntgegevens die wij op dat moment in ons bezit of onder haar hoede hebben, wist of teruggeeft, tenzij wij door toepasselijke wetgeving verplicht zijn de Cliëntgegevens langer te bewaren.

10. Auditrechten

10.1 Wij stellen op uw schriftelijk verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om de naleving van deze Bijlage aan te tonen, en maakt audits, waaronder inspecties, door de Cliënt of een door de Cliënt gemachtigde auditor betreffende de Verwerking van de Cliëntgegevens door ons, mogelijk en draagt daaraan bij.

10.2 De informatie- en auditrechten van de Cliënt vloeien uitsluitend uit clausule 10.1 voort wanneer de Overeenkomst de Cliënt niet anderszins informatie- en auditrechten biedt die aan de relevante vereisten van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming voldoen.

11. Overdracht van gegevens

Wij hebben data protection principes op wereldwijde schaal geïmplementeerd, bindend voor alle Encompass-entiteiten. Wij mogen de overdracht van Klantgegevens aan entiteiten in landen buiten de EU en/of de Europese Economische Ruimte (EER) niet overdragen of toestaan ​​zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de relevante klant die KYC-informatie verstrekt en/of u. Indien Klantgegevens worden doorgegeven vanuit een land binnen de Europese Economische Ruimte naar een niet-Encompass-entiteit in een land buiten de Europese Economische Ruimte, zullen Partijen ervoor zorgen dat de Persoonsgegevens adequaat zijn beschermd. Om dit te bereiken, zullen de Partijen, tenzij anders overeengekomen, vertrouwen op door de EU goedgekeurde modelcontractbepalingen of de UK goedgekeurde modelcontractbepalingen voor de overdracht van Persoonsgegevens.