Version Dec 2023 CoorpID.ToU.UK.3.0

CoorpID Terms of Use – updated

These ‘terms of use’ are part of the ‘terms and conditions’ which are signed by the authorised person of your company. It describes how you as a user should use our Service (as defined below).

Since December 15, 2023 this service is provided by Encompass UK Limited (“Encompass” or “Us”).

General

1. CoorpID is a secure and centralized cloud-based collaboration application (“Vault”) where corporates can store their Know Your Customer related documents and information (“KYC information”) and share that KYC information with multiple external (financial) institutions such as banks (the “Service”). The Service shall be provided through a website as an online platform as provided by CoorpID.

Credentials and access CoorpID

1. Upon completion of your onboarding and upon our acceptance of your submission, you will be provided with a password and account credentials which allows you to make access and make use of our Service. Please use these credentials in accordance with the Agreement and instructions or information provided by us. The credentials are strictly personal and non-transferable and may not be copied or reproduced. You are required to keep these credentials safe and secure, and you shall upon receipt of the credentials take measures which can reasonably be expected to keep the credentials safe and secure.
2. Please take note of the information provided by us in relation to the secure use of credentials and the measures that you must take to prevent fraud or other misuse of such credentials and shall act in accordance with such information. We may change such information and in urgent situations such changes can be applied by us with immediate effect. We will inform you accordingly. 
3. If your credentials have become known to any third party or if there is any suspicion thereof, please make sure that you change your credentials immediately. We may assign a validity period to the credentials.
4. We are authorised to block or suspend (i) your access to the Vault and/or Service, (ii) credentials, or (iii) access to (any services accessible through) the platform, in case of (A) the non-compliance with the instructions and requirements as referred to in the terms of use, (B) security reasons or (C) the suspicion of improper, unauthorised or fraudulent access or use thereof. 
5. You may block your own credentials or access to (any services accessible through) the Service. Upon becoming aware of any improper, unauthorised or fraudulent access or use of the Service and/or credentials by someone else, you shall immediately terminate or block your access to and use of the credentials and shall inform us promptly thereof. 
6. In case of a block or suspension by us, we shall, where possible prior to such blocking, inform you of such a block or suspension and the reasons thereof, unless such communication would compromise objectively justified security reasons or is restricted or prohibited by applicable laws or regulations. We shall unblock the access to the Service, the Vault or the credentials, or replace the latter by new credentials, once the reasons for blocking no longer exist.
7. No data transmission over the internet can be guaranteed as totally secure. Whilst we strive to protect such information, we do not warrant and cannot ensure the security of any information which you transmit to us. Any information which you transmit to us is transmitted at your own risk. Nevertheless, once we receive your transmission, we will take reasonable steps to preserve the security of such information. 
8. While the Service provided by us through the website as an online platform and pursuant to this Agreement is provided in good faith, we do not make any representations your access to the services will be uninterrupted. 

Specific warnings

1. You must take your own precautions to ensure that the process which you employ for accessing the Service does not expose you to the risk of viruses, malicious computer code or other forms of interference which may damage your own computer system. For the avoidance of doubt, we do not accept responsibility for any interference or damage to your own computer system which arises in connection with your use of the Service, this website or any linked website.
2. We do not give you any assurances that any information supplied via the Service will be suitable for your purposes or that it will be error-free. You agree that you will not rely on any such information or its availability and that any reliance you make will be on your own independent assessments with the aid of qualified independent advice (or you accept the risk of not seeking that independent advice).

About us 

CoorpID is a trademark of Encompass Corporation UK Limited.  Our registered office is level 3, 33 Bothwell St, Glasgow G2 6NL. www.encompasscorporation.com

Versie december 2023 CoorpID.ToU.UK.3.0

Gebruiksvoorwaarden van CoorpID – bijgewerkt

Deze gebruiksvoorwaarden maken deel uit van de Algemene Voorwaarden die door de daartoe bevoegde persoon binnen uw bedrijf zijn geaccepteerd. Onderstaand wordt in deze gebruiksvoorwaarden beschreven hoe u, als gebruiker, gebruik dient te maken van onze Service.

Deze Service wordt per 15 december 2023 verleend door Encompass Corporation UK Limited (hierna te noemen: “Encompass” of “wij”).

Algemeen

CoorpID is een veilige en gecentraliseerde samenwerkingstoepassing in de cloud (“Kluis”), waar bedrijven hun documenten en informatie in het kader van Know Your Customer (“KYC-informatie”) kunnen opslaan. Zij kunnen die KYC-informatie vervolgens delen met meerdere externe (financiële) instellingen zoals banken. Dit opslaan en delen wordt hierna genoemd: “de Service”. De Service wordt verleend via een website in de vorm van een onlineplatform dat door CoorpID beschikbaar wordt gesteld.

Inloggegevens en toegang tot CoorpID

1. Nadat uw onboarding is voltooid en wij uw aanvraag hebben goedgekeurd, ontvangt u een wachtwoord en inloggegevens van ons waarmee u toegang tot onze Service krijgt en daarvan gebruik kunt maken. Wij vragen u om deze inloggegevens conform de Overeenkomst en de door ons verstrekte aanwijzingen of informatie te gebruiken. De inloggegevens zijn strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar. Ze mogen niet worden gekopieerd of gereproduceerd. U dient uw inloggegevens veilig te bewaren. Bij ontvangst van deze gegevens dient u maatregelen te treffen waarvan redelijkerwijs mag worden verwacht dat deze bijdragen aan de veilige opslag van de inloggegevens.
2. U dient kennis te nemen van de informatie die door ons aan u wordt verstrekt in het kader van het veilige gebruik van inloggegevens en van de maatregelen die u dient te treffen om fraude of ander misbruik van deze gegevens te voorkomen. Daarnaast dient u in overeenstemming met deze informatie te handelen. Het staat ons vrij om dergelijke informatie te wijzigen. In dringende gevallen kunnen wij dergelijke wijzigingen met onmiddellijke ingang van toepassing verklaren. Hiervan brengen wij u dan op de hoogte.
3. Indien uw inloggegevens bij een derde bekend zijn geworden of het vermoeden bestaat dat dit het geval is, dient u uw inloggegevens onmiddellijk te wijzigen. Wij kunnen een geldigheidsduur aan de inloggegevens verbinden.
4. Wij hebben het recht om i) uw toegang tot de Kluis en/of de Service, ii) uw inloggegevens, of iii) uw toegang tot (diensten die toegankelijk zijn via) het platform te blokkeren of op te schorten, in geval van a) niet-naleving van de aanwijzingen en verplichtingen als bedoeld in deze Gebruiksvoorwaarden, b) zorgen omtrent de veiligheid, of c) een vermoeden dat er op onjuiste, ongeoorloofde of frauduleuze wijze toegang is verkregen tot, of gebruik is gemaakt van, de Service.
5. U kunt uw eigen inloggegevens of toegang tot (diensten die toegankelijk zijn via) de Service blokkeren. Zodra blijkt dat er door een derde op onjuiste, ongeoorloofde of frauduleuze wijze toegang tot de Service is verkregen of dat er op deze wijze gebruik is gemaakt van de Service, dient u uw toegang en het gebruik van uw inloggegevens onmiddellijk te beëindigen of te blokkeren en ons daarvan terstond op de hoogte te brengen. 
6. Indien wij uw toegang of inloggegevens blokkeren of opschorten, informeren wij u, indien mogelijk voorafgaand hieraan, over een dergelijke blokkering of opschorting en over waarom wij hiertoe overgaan, tenzij een dergelijke mededeling om veiligheidsredenen objectief gezien niet gerechtvaardigd is of bij wet- of regelgeving beperkt of verboden is. De blokkering van de toegang tot de Service, de Kluis of de inloggegevens wordt door ons opgeheven, of de inloggegevens worden door ons vervangen, zodra er geen geldige redenen meer zijn voor de blokkering.
7. De overdracht van gegevens via het internet is nooit 100% veilig. Wij streven ernaar om elektronische gegevens te beschermen, maar de veiligheid van de informatie die u ons toezendt, kan niet worden gegarandeerd. Wanneer u ons informatie toezendt, doet u dat op eigen risico. Zodra wij de door u toegezonden informatie hebben ontvangen, treffen wij niettemin redelijke maatregelen om de veiligheid van de informatie zo goed mogelijk te waarborgen. 
8. De door ons via de website als onlineplatform en uit hoofde van deze Gebruiksvoorwaarden verleende Service wordt te goeder trouw verleend. Wij garanderen echter op geen enkele wijze dat de Service zonder onderbrekingen beschikbaar is. 

Specifieke waarschuwingen

1. U dient uw eigen voorzorgsmaatregelen te treffen om te voorkomen dat u, als gevolg van het door u gebruikte aanmeldproces bij de Service, te maken krijgt met virussen, schadelijke software of andere vormen van intrusie die schade kunnen toebrengen aan uw eigen computersystemen. Voor alle duidelijkheid: wij aanvaarden geen enkele verantwoordelijkheid voor intrusie in of schade aan uw eigen computersystemen als gevolg van uw gebruik van de Service, deze website of een daaraan gelinkte website.
2. Wij garanderen niet dat informatie die via de Service wordt verstrekt, geschikt is voor het door u beoogde doel, of dat deze geen fouten bevat. U stemt ermee in niet op dergelijke informatie of de beschikbaarheid daarvan te zullen vertrouwen en uitsluitend af te gaan op uw eigen onafhankelijke oordeel dat tot stand is gekomen na het inwinnen van onafhankelijk deskundig advies (of u aanvaardt het risico dat gepaard gaat met het niet inwinnen van onafhankelijk advies).

Over ons 

CoorpID is een handelsmerk van Encompass Corporation UK Limited, gevestigd te 33 Bothwell Street (Level 3), Glasgow G2 6NL, Verenigd Koninkrijk. www.encompasscorporation.com